Projektakte und Gates
Eine Akte pro Projekt.Vom Gate bis zum Abschluss.
Jedes Vorhaben hat eine Akte mit Reitern nach Arbeitsfluss: Übersicht, Statusbericht, Plan und Gate; Vertrag, Änderungen, Business Case und Finanzen; Team, Stakeholder und Risiken; Abschluss und Verlauf. Oben steht «Als Nächstes»: was im Vorhaben jetzt ansteht.
- Vorbereitungerledigt
- Quality-Checkbestanden
- Unterzeichnung2 von 3
- Gremiumnächste Sitzung
- Entscheidoffen
Für wen
Wer damit arbeitet.Und was jede Rolle tut.
Projektleitung
Führt die Akte, schreibt den Projektvertrag fort, beantwortet die Leitfragen und reicht das Gate ein.
Sponsor
Unterzeichnet den Projektvertrag am Gate oder lehnt mit Begründung ab und entscheidet Änderungen.
Portfoliomanagement
Macht den Quality-Check, erfasst Unterschriften im Auftrag und versendet das Gate Review Packet.
Gremium
Entscheidet je Gate: freigegeben, mit Auflagen, zurückgestellt, zurückgewiesen oder gestoppt.
Ablauf
So läuft es.Schritt für Schritt in Oppm.
- 01
Leitfragen beantworten
Je Dimension, mit Verweis auf die Lieferergebnisse der Phase. Auf Wunsch «Reife mit KI prüfen».
- 02
Zur Prüfung einreichen
Das Gate geht an das Portfoliomanagement. Bis zum Entscheid lässt sich der Antrag mit «Antrag zurückziehen» zurücknehmen.
- 03
Quality-Check
«Quality-Check bestanden» fordert die Unterschriften an; «Zurück an die Projektleitung» braucht eine Begründung.
- 04
Unterzeichnung
Sponsor, Projektleitung und, falls im Projekt geführt, die fachliche Leitung unterzeichnen in der Akte.
- 05
Traktandiert
Nach der letzten Unterschrift landet das Gate in der nächsten Sitzung des zuständigen Gremiums, mit Gate Review Packet als PDF.
- 06
Entscheid
Freigabe mit neuer Baseline; Auflagen erscheinen als Aufgaben bei der Projektleitung.
In der Anwendung
- Projekte › Alle Projekte › Projektakte
- Steuerung › Gate-Reviews
Was sich ändert.Projektakte und Gates im Alltag.
Projektvertrag ohne Suche
Die aktuelle Fassung liegt in der Akte, jede festgehaltene Version daneben.
Kein Gate geht verloren
Jeder Schritt des Freigabewegs ist sichtbar und erzeugt die nächste Aufgabe im Eingang.
Änderungen mit Wirkung
Eine freigegebene Änderung schreibt Vertrag, Projektende, Budget und Baseline fort.
Funktionen.Im Detail.
Steckbrief
Portfolio, Programm, Handlungsfeld, Sponsor, Laufzeit, Grösse, Priorität, Nutzen und Risiko.
Projektvertrag
Kapitel mit «Kapitel mit KI entwerfen», «Version festhalten» und Export «Projektvertrag als Word».
Gate mit Leitfragen
Leitfragen je Dimension und Lieferergebnisse je Phase; das Phasenmodell ist versioniert.
Business Case je Stufe
Investition, Betrieb, Mehrerlös, Einsparung und Amortisation, Verlauf gegenüber der Baseline.
Änderungen am Projektvertrag
Begründung und Auswirkung auf Inhalt, Zeitplan, Ressourcen, Budget, Annahmen und Risiken; Entscheid durch Sponsor oder Gremium.
Risiken, Stakeholder, KPIs
Risikomatrix mit Massnahmen, Stakeholder und Kommunikation, Projekt-KPIs mit Ausgangs- und Zielwert.
Abschluss
Abschlussbericht, Lessons Learned, Abnahme durch das Gremium; Sistieren, Abbrechen und Wiederaufnahme.
Verlauf
Was im Vorhaben wann geschah, aus dem unveränderlichen Protokoll.
Häufige Fragen.Projektakte und Gates.
Können wir unsere eigene Vertragsvorlage verwenden?
Ja. Oppm exportiert den Projektvertrag als Word in die hinterlegte Vorlage. Ihre Vorlage richten wir bei der Einführung ein.
Können wir unser Phasenmodell abbilden?
Die Leitfragen je Gate pflegt die Administration selbst, jede Fassung als Version. Eine neue Version gilt ab dem nächsten Gate.
Was, wenn ein Gremium ausserhalb von Oppm entschieden hat?
Das Portfoliomanagement erfasst den Entscheid in der Akte unter «Entscheid ohne Sitzung im System», mit allfälligen Auflagen.
Passt dazu.Weitere Module.
Statusberichte und Prüfraum
Monatlicher Statusbericht in fünf Schritten, Prüfung im Prüfraum, Berichtsstand.
Mehr erfahrenGremien und Sitzungen
Arbeitsraum je Gremium, Einladung, Traktanden, Entscheide, Protokoll und Pendenzen.
Mehr erfahrenRoadmap und Gantt
Zeitachse über alle Vorhaben, Plan mit Gantt, Abhängigkeiten und Plan mit KI.
Mehr erfahrenStrategie gehört nicht in Excel.Sie gehört nach oben.
Zeigen Sie uns Ihr heutiges Portfolio. Wir zeigen Ihnen in 45 Minuten, wie es in Oppm aussieht: mit Ihren Projekten, Ihren Gremien und Ihrem Phasenmodell.